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申請應用檔案作業要點


臺南市政府財政稅務局受理申請應用檔案作業要點
中華民國100年1月10日南市稅秘字第1001900008號函訂頒
中華民國105年8月25日南市財秘字第1056500020號函修訂
中華民國107年9月26日南市財秘字第1070508438號函修訂
一、 作業依據:
  依據檔案法第17條規定:申請閱覽、抄錄或複製檔案,應以書面敘明理由為之,各機關非有法律依據不得拒絕。
二、 作業目的:
  規範檔案應用申請作業以供執行之依據。
三、 作業單位:
  本局各科(室)及各分局。
四、 作業方式:
  總局及各分局分別受理。
五、 檔案申請之限制:
  申請應用檔案,有檔案法第18條、行政程序法第46條第2項或政府資訊公開法第18條第1項各款情形之一者,本局得拒絕其申請。
六、 檔案應用作業流程圖(附件1)
七、 申請方式: 
(一) 申請應用本局檔案,應填具『檔案應用申請書』(附件2),並檢附有關證明文件影本,向 本局提出申請。
(二) 應檢附之證明文件:
  1. 申請人為個人,檢附個人身分證明文件影本。
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  3. 申請人為營利事業或機關團體,檢附公司(商業)登記證明文件或法人登記證明文件影本、負責人身分證明文件影本,並加蓋營利事業或機關團體及負責人印章。
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  5. 如授權或委託代理人申請時,應另檢附『委任書』(附件3)或授權書正本、代理人身分證明文件影本及加蓋印章。申請案件屬個人隱私資料者,請檢具身分關係證明文件。
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  7. 檔案應用以提供複製品為原則;有使用原件之必要者,應於申請時記載其事由。
八、 受理程序:
  總(分)局受理申請書後,應由文書單位登入總收文號,分文至業務承辦單位派員審理。
九、 業務承辦單位審理程序:
(一) 審核受理案件是否符合檔案應用範圍。
(二) 依據申請書所載事項,確認其正確性,如有誤繕者,應以另紙方式補正檔號、檔案名稱或內容要旨相關資料於申請書。
(三) 檢查申請案件是否符合規定,如有不合規定或資料不全者,應通知申請人7日內補正;不能補正或逾期不補正者,得逕行駁回其申請。
申請案件之准駁,應於收受申請書之日起15日內決定;必要時,得予延長。但延長時間不得逾15日。
(四) 業務承辦單位對於申請應用檔案,應依本局「檔案借調作業」規定,向檔案管理單位辦理調卷,且負檔案資料保管責任,直至返還檔案管理單位為止,並審視案卷內容,是否有洩密之虞或限制公開、提供等情形,以為准駁或部分限制依據,簽報權責長官核定。
(五) 受理應用檔案,應自受理之日起30日內為准駁決定之書面通知申請人-『檔案應用申請審核通知書』(附件4)。其准許申請者,應載明同意應用方式,指定應用時間及場所。駁回申請者,應載明其理由。回覆申請人之通知並應副知政風 室及檔管單位。前項所定30日,於有補正者,自申請人補正之日起算。
(六) 申請經核准者,業務承辦單位應於指定日期前備妥經核准可供應用之相關檔案資料,除需使用檔案原件外,均需影印放置一處待用。若核准應用檔案係為原卷及有部分限制提供者,應採「分離原則」,僅就其他部分提供:
  1. 檔案可拆卷者,將不宜提供之部分抽離後提供應用。
  2.    
  3. 檔案無法拆卷者,在不宜提供部分做適當之遮蓋。檔案部分抽離或遮蓋情形應註記於『檔案應用簽收單』(附件5)
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十、 檔案應用:
(一) 應用地點:
  1. 總局─檔案應用閱覽室。
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  3. 各分局─檔案室。
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(二) 應用時間:
  上班日上午8:00~12:00,下午1:30~5:30。
(三) 應檢附證明文件:申請人應於總(分)局指定時間、地點,親至總(分)局閱覽檔案資料,及交付下列證明文件,並完成登記『檔案閱覽室登記簿』(附件6)登記程序,始得閱覽。
  1. 檔案應用申請審核通知書暨審核表正本。
  2.    
  3. 申請人身分證明文件,個人應檢附身分證明文件正本,營利事業或機關團體應檢附公司(商業)登記證明文件或法人登記證明文件(如為影本應加註具結「與正本相符,如有不實願負法律責任」字句並簽章),及負責人、代表人或管理人之證明文件。
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  5. 有授權或委任代理人者,除前述證件外,尚應檢附代理人身分證明文件正、影本及委任書正本。如代理人所提示之申請人身分證明為影本,須由申請人及代理人切結與正本相符。
    前項身分證明文件應於應用完畢,點收檔案資料無誤,並繳交相關費用後交還申請人。
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  7. 業務承辦單位應派員核對上列證明文件並全程陪同申請人閱覽、抄錄或複製檔案資料。
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(四) 申請人進入閱覽處所,應注意下列事項:
  1. 禁止飲食、吸菸、大聲喧嘩。
  2.    
  3. 不得破壞環境整潔。
  4.    
  5. 禁止攜帶原子筆、毛筆等易塗損檔卷之工具。
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  7. 抄寫檔卷時,以使用鉛筆、可攜式電腦或可攜式媒體為限。
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  9. 禁止攜帶私人物品。
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  11. 禁止擅自接用電源及連接本局網路系統。
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  13. 本局提供應用之器材須妥慎維護,不得破壞。

前項第四款可攜式電腦或可攜式媒體之使用,非經許可不得為之。其使用應遵守本局資訊安全政策相關規定;可攜式媒體使用前應經本局電子作業科掃毒檢查。
如有必要暫離檔卷應用處所者,應將檔卷交由承辦人員保管;應用影像系統者,則應完成登出作業。

(五) 申請人應用檔卷,應保持檔卷資料完整,不得有下列行為:
  1. 添註、塗改、更換、抽取、圈點、污損或其他損壞檔卷資料之行為。
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  3. 拆散已裝訂完成之檔卷。
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  5. 以其他方法破壞檔案或變更檔卷內容。
  6.    
  7. 無故將檔案資料攜出閱覽地點。
(六) 應用檔案時,申請人有違反第十(四)、(五)點所列情形者,本局得停止其應用,並記錄之。其涉及刑事責任者,移送該管檢察機關偵辦。
(七) 申請閱覽、抄錄或複製檔案,以複製品為原則。檔卷經電子儲存者,其應用以影像或複製品為原則。
(八) 應用之檔案應當日歸還,如未能於當日應用完畢者,業務承辦單位應於檔案應用簽收單註記應用情形後,先辦理還卷,由業務承辦單位人員與申請人另行約定日期後再行調 閱。未事先約定者,仍應重新辦理申請。
(九) 申請人未按既定時間至本局或分局閱覽檔案者,承辦人員應另訂時間,再行通知其準時前往。
(十) 業務承辦單位點收申請人歸還檔案確認無訛,並經申請人簽收後,應於『檔案應用簽收單』註記還卷,將第一聯交付申請人,另將第二聯併同檔案辦理還卷。
十一、 收費及解繳:
(一) 應用本局檔案悉依檔案管理局制定之『檔案閱覽抄錄複製收費標準』(附件7)收取費用,修正時亦同。
(二) 複製檔案不論紙張複製成效如何,概以用紙數合計其金額。
(三) 費用計算:申請人應用完畢後,由業務承辦單位計算應繳費用,並將應收費用填寫於『檔案閱覽抄錄及複製收費明細表』(附件8),交檔案管理人員作為收費依據。
(四) 收費解繳:
由檔案管理人員收費,開立繳費收據後,第一聯交付申請人收執,第三聯檔案管理人員留存備查,餘二聯併同繳款書及收費款項交由本局出納人員於規定時限內解繳公庫。
十二、 檔案管理人員依下列程序辦理:
(一) 依業務承辦單位填具調卷單,調取檔案供承辦人員審視案件內容。
(二) 依業務承辦人員告知,對有限制提供之內容做遮掩或拆卷抽離,以維護檔案機密。
(三) 提供檔案應用申請書、檔案應用簽收單、收費明細表等資料及閱覽場所準備事宜。
(四) 將業務承辦單位函覆申請人之『檔案應用申請審核通知書』副本及『檔案應用簽收單』,依序裝訂,以備查考或作統計之用。

發佈者:臺南市政府財政稅務局
更新時間: 2018-10-01 09:54:00

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